Información para organizadores de eventos

Resultados del foro : comuniquen sobre su evento!

El informe es responsabilidad de cada organizador de evento

Hacemos todo los posibles para hacer del Congreso Mundial de la Naturaleza de Barcelona un éxito. Muchos de ustedes ya tienen planeados los resultados de sus talleres. Además de esto, quisiéramos colectar de forma más unificada los resultados del Congreso.

Tenemos previsto publicar un volumen de síntesis sobre el estado del medio ambiente a finales de 2008, basado en los resultados del Congreso. Esta publicación será el producto de los diferentes resultados colectados durante el Foro.

Contribuya a los resultados del Congreso, comunique sobre los resultados de sus actividades!

Invitamos a cada organizador de Talleres o Cafés del Conocimiento a rellenar y enviar un formulario corto y sencillo. Cada reporte recibido contribuirá a las conclusiones del Congreso y al volumen de síntesis, además de ser publicado en Internet, junto con el evento relacionado.

Download Word Form in English ¦ Español ¦ Français

 

También queremos capturar los mensajes contenidos en el centenar de pósters presentados durante el Foro. Un grupo de empleados de la UICN está a cargo de documentar estos mensajes para ser incluidos en los resultados generales, y los mejores pósters serán recompensados.

Preguntas? Comentarios?   FORUMREPORTS@IUCN.ORG
 

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Información logística importanteGuía para organizadoresGuía para disertantesInformación sobre el envío de documentos y bienes –  Eventos de prensa

Información logística importante

Favor de referirse a la información adjunta sobre la sala asignada para su evento y el equipo estándar audiovisual dado sin costo adicional por parte de UICN. Favor de notar que el cambio de la organización de la sala no esta autorizado, ni siquiera bajo un costo adicional dado a la limitación de tiempo entre dos sesiones.

  • Para servicios o materiales adicionales (Audiovisual, Técnico, electricidad, muebles, etc.), bajo propio costo, favor de completar el formulario “Audiovisuales tecnico y mobiliaro adicional para talleres”.
  • Para requisitos de Catering, bajo propio costo, favor de completar el formulario “Boletín de pedido para las pausas café”.Dado a una participación simultanea de más de 25 eventos e intermisiones muy cortas, solo pausas de café son permitidas en ciertas salas y por un número limitado de participantes. (Favor de leer este archivo para más información). Lamentamos informarles que un numero de salas, catering no es permitido ya que la prioridad ha sido dada para maximizar la capacidad de asientos y respetar reglas de seguridad y evacuación en los vestíbulo adyacentes.

Le recordamos que cualquier otro servicio de catering o material necesario será bajo su propio costo y a través de solicitud y disponibilidad.

Favor de notar que se cobrara un 20% adicional a todo precio original a partir del 10 de Septiembre.

Les invitamos a visitar las “Preguntas & Respuestas” acerca del manejo de su evento.

Guías para los organizadores de talleres

En los siguientes sitios se pueden encontrar lineamientos generales sobre cómo preparar sus eventos:

Lista de control para los organizadores de talleres:

  • Inscripción
    • Todos los organizadores de eventos deben estar inscritos en el Congreso de forma individual a más tardar hasta el 31 de julio y deben enviar un mensaje a congressforum@iucn.org con su número de inscripción. Se cancelarán los eventos cuyos organizadores no se hayan inscrito hasta esta fecha.
    • Los organizadores de eventos deben asegurarse de que sus disertantes estén inscritos en el Congreso como máximo hasta el 12 de setiembre. Más adelante se proporcionará información sobre cómo enviar las presentaciones.
  • Coordinación con los disertantes
    • Asegúrese de leer el aviso de UICN sobre derechos de propiedad intelectual y compártalo con sus disertantes
    • Asegúrese de que sus disertantes cumplan con los plazos para el envío de sus presentaciones en PowerPoint o de cualquier otro material de apoyo para su sesión.
    • Asegúrese de que sus disertantes lean las instrucciones abajo
    • Favor de verificar lo siguiente con todos sus presentadores:
      Todo presentador con 3 horas de anticipación o el día anterior a su presentación, deberá dirigirse al Speaker Preview Room (M1 floor) para descargar su presentación (PowerPoint, etc.).
  • Manejo del evento
    • En la medida de lo posible, use enfoques creativos y anime a los participantes en sus sesiones a compartir sus conocimientos y experiencias, y fomente la comprensión y el logro del consenso sobre las cuestiones tratadas.
    • En la medida de lo posible, le pedimos apoyar los esfuerzos de UICN para hacer que este sea un Congreso ‘verde’, evitando la distribución innecesaria de las ponencias. En su lugar, colóquelas en la Internet y solo distribuya tarjetas con los títulos de los documentos y los enlaces donde se les puede encontrar. Si necesita traer copias impresas de ciertos documentos, reduzca su peso a la mitad imprimiendo por ambas caras en papel certificado por el Consejo de Manejo Forestal (FSC) o en papel reciclado. Aquí encontrará una lista de imprentas de Barcelona certificadas por el FSC.

Guía para los disertantes

Los disertantes deben tener en cuenta que es difícil mantener el interés y la participación del público cuando el programa abarca una serie de discursos principales que el público habrá de escuchar. Recuerde también que hay más de 700 eventos en el Foro, por lo que es posible que algunas cosas que usted vaya a presentar ya habrán sido dichas en otras sesiones. Por consiguiente, le recomendamos lo siguiente:

  • Lee las instrucciones de la UICN para ponentes (nuevo!!)
  • Revise los eventos sobre temas similares llevados a cabo antes de su sesión, para asegurarse de establecer un vínculo con ellos.
  • Asegúrese de que sus presentaciones sean claras y precisas y deje suficiente tiempo para la interacción con el público.
  • Tenga en cuenta que posiblemente el idioma que usted use no sea el idioma materno de la mayoría de su público. Asegúrese de hablar despacio y con claridad, y use un vocabulario que sea fácil de comprender.
  • Tome nota del aviso de UICN sobre derechos de propiedad intelectual
  • Si su sesión va a contar con interpretes, asegúrese de leer y tomar en cuenta los consejos de la AECI para disertantes.
  • Presentaciones a través de internet (nuevo!!)
    Importante: Para evitar la entrada de cualquier virus informático, las computadoras que UICN instalará en las salas de reunión del CCIB para proyectar las presentaciones durante el Foro, no estarán conectadas a Internet. Las sesiones de aprendizaje que se llevaron a cabo en el hotel AC Barcelona sí tendrán acceso directo a Internet. Favor tomar nota de que ésta es una corrección a la información que anteriormente se había enviado. Más información - ve abajo

Información sobre el envío de bienes y documentos

En caso de que necesita enviar bienes o documentos para su evento, lee la información aquí

Eventos de prensa (conferencias de prensa, presentación de libros, oportunidades para tomar fotografías)

Las organizaciones interesadas en programar una conferencia de prensa lo pueden hacer llenando el formulario respectivo  y enviándolo a Brian.Thomson@iucn.org. Los espacios asignados para las conferencias de prensa pueden ser de media hora o una hora completa, a partir de las 09:00 en punto hasta las 19:00 horas, del 6 al 11 de octubre y el 13 y 14 de octubre.

Todas las organizaciones que participan en el Congreso Mundial de la Naturaleza de UICN pueden solicitar una conferencia de prensa.
La Unidad de Comunicaciones de UICN tiene la potestad de decidir si una solicitud califica o no para asignarle un espacio de conferencia de prensa.
La asignación se basará en el siguiente orden de prioridades:

  • Organizaciones miembros de UICN
  • Comisiones de UICN y miembros de las Comisiones
  • Organizaciones asociadas
  • Otros grupos que organicen un evento en el Foro (6-9 de octubre)
  • Otros grupos

Los organizadores de eventos de prensa deberán proporcionar a la Secretaria de UICN una lista de los oradores y sus afiliaciones, así como todo el material de prensa (avisos para los medios de comunicación, comunicados de prensa, paquetes de información de uso periodístico), con una anticipación no menor de 24 horas al evento de prensa programado.

Las solicitudes para conferencias de prensa se aceptarán hasta el 1º de setiembre. UICN publicará el programa final de los eventos de prensa antes del 19 de setiembre.

Presentaciones a través de internet

Nos permitimos sugerirle que inserte en su presentación las imágenes de pantalla que desee presentar y evite una presentación de Internet “en vivo”.

Como alternativa, si es absolutamente indispensable conectarse a Internet durante su presentación, y esto será posible bajo las siguientes condiciones:

  • Traer su propia computadora portátil o alquilar una computadora (€240 + IVA), y
  • Contratar una colección directa a Internet (512kb) a través de cable para asegurarse de una conexión constante. Esto tiene un costo de €584.40 + IVA. Es posible utilizar el sistema gratuito de internet inalámbrica (WiFi) que estará a disposición en la sede del Congreso, pero se hace la salvedad de que el ancho de banda de la conexión puede verse afectada por el número de usuarios/as conectados/as simultáneamente.

Rogamos nos disculpen por los inconvenientes que pueda haber causado la información incorrecta que se envió previamente.